アメリカではサンクスギビングの休暇がやってきます!学校も仕事も休みで家族と共に過ごす人も多く大きな休暇の一つです。

休暇といえば、「休暇中は仕事関係のメールを見ずに過ごしたい!正直そうはいっても、、、」と思ったアナタ!実は習慣で携帯やタブレットをチェックしていませんか?実際は多くの事は休暇後でも間に合う用件か、急でも誰かオフィスにいる人が代わりにできる用件ではないですか?

休暇中に邪魔されないように、休暇の前に設定する自動不在メールの内容を工夫できます!実際の例といつくかのアイデアを紹介します。

まずは、私が見つけて面白いと思った英語の自動不在メールを紹介します。

1)Josh Kopelmanが使ったというメールの例

I am currently out of the office on vacation.

I know I'm supposed to say that I'll have limited access to email and won't be able to respond until I return - but that's not true. My blackberry will be with me and I can respond if I need to. And I recognize that I'll probably need to interrupt my vacation from time to time to deal with something urgent.

That said, I promised my wife that I am going to try to disconnect, get away and enjoy our vacation as much as possible. So, I'm going to experiment with something new. I'm going to leave the decision in your hands:

• If your email truly is urgent and you need a response while I'm on vacation, please resend it to [email protected] and I'll try to respond to it promptly.

• If you think someone else at First Round Capital might be able to help you, feel free to email my assistant, Fiona ([email protected]) and she'll try to point you in the right direction.

Otherwise, I'll respond when I return…

Warm regards,

Josh

[email protected] とは面白いアイデアですねー。

2)Michael Hyattのブログから

Hi,

Thanks for your email.

I am out of the country until September 8th on my annual sabbatical. During this time I will not be checking this email account—at all.

If you have something urgent, please contact my assistant, Trivinia, at [email protected]

Please note: I will be deleting all messages from this account as they arrive, using Gmail’s filter function. Why?

       1.   So I don’t return to an inbox full of messages that have already been resolved.
       2.   So I am not tempted to check email while I am gone. ;-)

If for some reason your issue is not resolved before I return, please re-send your message after September 8th.

Warm regards,

Michael

このように、メールをくれても全部消してしまう!と言われれば、出しませんね。。。

正直、多くの人がこんなメールを書く事ができるわけではないと思います。重要なのは「この人は休暇の間でもメールをみて、仕事にも対応してくれる」というような期待を抱かせないことで、誰でも簡単にできることを紹介します。

1) メールはみれない、と書く。

休暇中にメールをたまに確認するとしても、”I have limited access to e-mails. ” と曖昧に書くのではなく、”I do not have access to e-mails.” としてしまいましょう。

2)コンタクト先は自分の携帯にしない。

”For immediate assistance please contact me on my cell phone at 111-111-1111.”と、急なコンタクト先に自分の携帯にするのはやめましょう。コンタクト先は誰か他の人にして、急ぎの場合はその人から直接連絡してもらうようにします。自分がコンタクト先の場合も、コンタクト先はメールにして、”If you have something that requires my immediate attention, please re-send your email with the word “urgent” somewhere in the subject line” のように、自分が都合のいい時間に自分から相手に連絡することができるようにすることもできます。

3)休暇中のコンタクト先は誰か、具体的にする。

社内のコンタクトは一般的な部署ではなく、できるだけ誰か特定の人にしましょう。用件ごとに違うコンタクトがいる場合にはそれも明確にします。休暇中のコンタクトは、ビジネスパートナー、アシスタント、上司、部下などが考えられます。同僚同士で協力して、休みの間はお互いにカバーしあっている人もいます。

大切なのは、日頃から誰かが休暇中の時には協力的であることです。私が休暇中に同僚が担当するプロジェクトに対する質問がきたことがありました。その同僚に聞いたらすぐに答えがでることでも、休暇を妨げることはしたくなかったので、多少時間がかかっても他の人に聞いたりして答えを探したことがありました。そうすることで、私が休暇中にもその同僚も同じことをしてくれて、休暇を妨げられることが少なくなりました。

年末年始の長い休みの間もきますから、早速自分の不在メールを見直してみましょう!他にも面白いアイデアがあれば是非教えてくださいー。